Y-Soft SafeQ е решение за контрол на достъпа и отчет на извършваното принтиране/копиране на основата на безконтактни карти. Гъвкавото решение позволява да се определят правата за достъп до различните функции на печатащите устройства, като цветен печат или копиране, двустранен печат, печат на хартия формат А3 и много други. При това се осъществява пълен централизиран контрол кой и какво печата, както и на кое оборудване и с какви настройки се извършват дейностите.
Благодарение на възможностите за мащабиране Y-Soft SafeQ е незаменим за компании, които се стремят да установят контрол над разходите за печатащо оборудване в своя офис или в разпределена мрежа от офиси (например банки с регионални представителства).
Управление на разходите за печат
Информацията за това колко харчи вашата организация за принтиране и копиране е необходима за правилното управление на разходите и увеличаване на възвръщаемостта на инвестициите в IT-инфраструктурата. В същото време е много важно за се запази високата производителност за решаване на бизнес задачите.
Общи задачи, свързани с управлението на разходите за печат, които трябва да бъдат решавани ежедневно:
Разпределението на разходите за принтиране между подразделенията на компанията често е невъзможно поради това, че не е ясно кой, кога и на кое оборудване принтира и копира.
Излишни разходи за цветно печатане. Даже в случаите, когато могат да минат с черно-бели екземпляри, сътрудниците често принтират цветно. Понякога просто защото при тях е поставен цветен апарат и допълнителните настройки отнемат време.
Изграждането на системи за платено принтиране е затруднено поради сложната организация на системата за плащане, както и за правилно отчитане на извършените дейности.
Често се оказва сложно да се внедри ново решение поради неговата несъвместимост с вече работещата инфраструктура.
Обучението на сътрудниците да работят с новата система отнема време.
Необходими са време, пари и ресурс за обслужване на неефективно организираното печатно оборудване.
Ефективната защита на документите и защитеният печат често са невъзможни поради съвместното използване на многофункционалните устройства от много сътрудници. Често пъти информацията, за защитата на която се изразходват сериозни средства (антивирусни системи, средства за междумрежова защита, приложение на политики за сигурност и т.н.), просто се намира разпечатана в изходната касета на многофункционалното устройство.
Технологично решение на Xerox
Решението Y-Soft SafeQ позволява да се оптимизират разходите и времето на сътрудниците за по-ефективно използване на печатащите устройства:
Благодарение на гъвкавата система за отчет и контрол, разпределението на разходите за принтиране между отделите и служителите се извършва в автоматичен режим. Системата Y-Soft SafeQ разпраща периодични отчети за извършените дейности на всяко устройство с детайли по служители, отдели и работни групи.
Системата за право на достъп позволява да се ограничи кръгът на хората, които могат да принтират и копират цветно. Нещо повече, системата Y-Soft SafeQ позволява да бъде настроено принудително принтиране в черно-бял режим, както и принудително двустранно печатане за намаляване на разходите.
Кредитната подсистема позволява да бъде организирана гъвкава система за платено принтиране. При това стойността за отпечатване и копиране за всяко устройство може да бъде установена индивидуално. Потребителите могат да попълват своя сметка и постоянно да контролират състоянието.
Решението Y-Soft SafeQ поддържа широк набор от безконтактни карти, което позволява да бъдат използвани вече съществуващите в предприятието карти за достъп. Освен това решението поддържа такива популярни системи за централизирано управление на достъпа, като Novell eDirectory и Microsoft Active Directory.
Решението не изисква допълнително обучение на потребителите. След внедряването на системата на компютър ще бъде установен единен принт драйвър с интуитивно разбираем интерфейс. За да се разпечата документ на конкретно устройство, е достатъчно да се допре до него безконтактната карта. Нещо повече, в режим на мониторинг и отчет системата може да функционира абсолютно прозрачно за потребителите.
Принципът на организация на системата Y-Soft SafeQ позволява съществено да се съкратят времето, средствата и ресурсите за обслужване, благодарение на организираната централизирана система за управление и контрол на цялото печатно оборудване.
Защитата на документите и защитеният печат се постига с помощта на печатната технология Follow-You™. Всички задачи се пазят в паметта на устройството и се разпечатват само след като потребителят доближи безконтактната карта към брояча на принтера. При това потребителят избира на кое устройство да разпечата своите документи.
