DocuShare Express е комплексно решение за управление на документооборота, предоставящо разширени възможности за сканиране, съхранение, съвместно използване и търсене на документи. Използването на този програмен комплекс позволява да бъдат получени необходимите данни в най-кратки срокове, да бъдат минимизирани рисковете, свързани с изгубването на информацията, както и да бъдат съкратени разходите за отпечатването на документите.
Задачи на бизнеса
Електронният документ е главният носител на информация в съвременния офис. От правилната организация на управлението на документите до голяма степен зависи продуктивността и конкурентоспособността на съвременната компания на пазара. При организирането на документооборота се налага да решават редица задачи:
Оптимизиране на времето на сътрудниците за търсене на документи. Както показва практиката, сътрудниците губят до 20% от своето време, за да търсят необходимите електронни документи на своя компютър. Още повече време се губи за търсене на хартиени документи.
Съвместна работа с документите. При използването на стандартни офисни приложеня е много сложно да се осъществява съвместна работа над един документ. Възникват въпроси за съвместен достъп, контрол на версиите, трудно се проследява кой е авторът на конкретната версия на документа.
Сигурност и контрол на достъпа до документите – това е най-важното изискване при изграждането на системата за документооборот.
Достъпност на документите по всяко време. Често се налага да бъде получен достъп до документи извън пределите на офиса, например в командировка.
Разходи за внедряване на решението. Често пъти решенията от подобен клас струват скъпо. При това стойността на внедряването на такова решение може няколко пъти да увеличи началните разходи. В резултат на това неголемите компании са принудени да използват стандартните средства на операционните системи
Програмно решение на XEROX
Xerox предлага достъпно и надеждно средство за управление на документите.
Пестене на времето на сътрудниците за търсене на документи. Всички документи, попадащи в системата DocuShare Express, автоматично се индексират.Съвместното използване на DocuShare Express и МФУ на Xerox позволява бързо да се номерират хартиените документи с осигуряване на бързо търсене (чрез използване на PDF с възможност за търсене).
Съвместна работа с документите. DocuShare Express осигурява възможност за пазене на версиите на документа. По такъв начин във всеки един момент може да се извърши връщане към предишната версия и да се разбере кой е авторът на измененията.
Контролът на достъпа до документите се осигурява с помощта на разширена система за предоставяне на права. Допълнителната сигурност се постига чрез интеграция със системите за централизирано управление на достъпа, каквито са Novell eDirectory и Microsoft Active Directory.
Достъпност на документите по всяко време. При наличието на външен достъп в мрежата на компанията системата DocuShare Express е постоянно достъпна от всяка точка през Web-интерфейс. При това се осигурява пълна функционалност.
Разходи за внедряване на решението. Инсталирането на системата DocuShare Express се извършва с няколко кликвания. Всички необходими компоненти са включени в дистрибутива
