Управление на офисната инфраструктура
Управлението на офисна инфраструктура - Xerox Office Services (XOS) - е услуга за организиране и поддържане на оптимална среда за създаване на офисни документи. Този процес включва поемане на съществуващата офисна инфраструктура на компанията от Xerox Global Services, с нейното последващо оптимизиране, по съгласуван план в рамките на дългосрочен договор.
XOS е мощен инструмент за намаляване на разходите за поддръжане на офисната инфраструктура при големи компании, както и за подобряване на ефективността при управлението на офисни документи. Като резултат от поемането на този процес от Xerox Global Services, компаниите повишават производителността на труда, установяват ясен контрол над разходите и намаляват разноските за създаване на документи, средно с 25%.
Подходът на XGS се основава на предварителен подробен анализ на офисния документооборот и печат, разработване на съгласувана стратегия и нейното внедряване с оглед на особеностите на бизнеса и корпоративната култура на клиента. Xerox гарантира постигането на планираните показатели за ефективност и намаляването на разходите, описани в договора.
Характеристики на XOS:
- Договорно гарантирано снижаване на разходите и повишаване на производителността;
- Осигуряване на последователно внедряване на съгласувана стратегия по време на действие на договора;
- Модел на ценообразуване на базата „цена на копие”;
- Стойността на отпечатаното включва всички необходими компоненти на офисната инфраструктура, независимо от марките и производителите;
- Възможност за установяване, контрол и разпределение на всички разходи за управление на инфраструктурата, включително скрити и косвени;
- Редовна отчетност по съгласуван набор показатели, позволяваща своевременно да се взимат необходимите решения;
- Единна точка на отговорност за всички процеси в сегмента.
Предварителен анализ и консултиране
Преди поемане на инфраструктурата за аутсорсинг, специалистите на XGS провеждат изследване, съгласно разработената от Xerox методология Office Document Assessment®, основаваща се на принципите Six Sigma.
Резултатът от работата на консултантите на този етап е анализиране на текущата ситуация и формулиране на целите, бизнес изискванията и ограниченията на клиента. Определят се също параметрите на инфраструктурата и реалните разходи за печат на документи.
Предложенията за оптимизиране се съдържат в план за съгласувана промяна както на състава и характеристиките на офисната среда, така и на съществуващите процеси за тяхното максимално съответствие с изискванията на клиента. Предлаганите изменения се основават на съвременни организационни и технологични решения и "най-добрите практики". Критериите за тяхната ефективност се съдържат в няколко основни параметъра на офисната инфраструктура. Границите на оптималните стойности (benchmarks) на тези параметри са събрани в уникална база данни на Xerox Global Services, обобщаваща над 300 успешни проекта в повече от десет базови области.
В заключителния етап на изследването се извършва окончателно съгласуване на плана за оптимизиране на финансовия модел.
Съществуващият опит показва, че се постига средно 25% намаление на разходите в резултат на 3-годишен договор. Компанията започва да спестява средства в рамките на 5-10% още от първия ден на предаване на инфраструктурата за управление от XGS.
Управление на оборудването
Управлението на оборудването се осъществява въз основа на договор и в рамките на плана за оптимизиране, който може да бъде оперативно допълван в съответствие с променящите се условия на бизнеса на клиента.
По време на действие на договора, XGS управлява съгласуваните промени на инфраструктурата и съответните процеси и процедури, включително с осъществяване на необходимата комуникация.
В рамките на този процес XGS отговаря за избор на доставчици, закупуване и инсталиране на нови устройства, отстраняване и оползотворяване на износените, вътрешни офисни размествания, транспортиране, предоставяне на оборудване за временно ползване в случай на продължителни ремонти.
Всички промени в състава на оборудването и статусите на всяка единица се съхраняват от XGS в централизирана база данни.
XGS отговаря и за консолидиране на покупките на всевъзможни разходни материали и резервни части за цялата техника от различни производители в офиса на клиента. Материалите включват кламери, хартия, тонери и други консумативи, използвани за експлоатацията на офисните устройства.
XGS провежда конкурси, осъществява покупки и извършва планиране на склада въз основа на статистика за използването на оборудването.